22. oktoobril 2013 Äripäeva veebis avaldatud artiklis kirjutatakse sellest, kuidas ettevõtet efektiivsemalt juhtida, samuti jagame enda kogemust juhtimissüsteemide kasutusele võtmisest.
Enamikus ärivaldkondades on tõsiseks väljakutseks hinnasurve ja ümbritsev ärikeskkond. Meie kliendid ei ole valmis kinni maksma ebaefektiivsust. Äriprotsessid toimivad igapäevaselt, kas juhi osalusega või osaluseta. Aga kui teadlikud me oleme enda ettevõttes toimuvast? Kas me teame, kui palju meil on jooksvas kuus kasutada tööjõuressursse, kui palju laopinnast on nüüd ja praegu hõivatud või kui suures ulatuses on jäänud tegemata potentsiaalseid tehinguid? Nendele ja paljudele sarnastele küsimustele õige vastuse leidmine võib ettevõtte muuta oluliselt tulemuslikumaks – kuid miks me ei saa alati vastuseid?
Ettevõttes võib kasutusel olla palju erinevaid tarkvaralahendusi – majandustarkvara, kliendisuhete juhtimiseks kasutatavad tarkvarad, ajajuhtimise tarkvarad ja paljud teised. Need on suurepärased keskkonnad, kus registreerida olulisi andmeid, kuid tähendusrikast informatsiooni need enamasti ei väljasta. Erinevates süsteemides olevate andmete kõrvutamine ja analüüsimine on keeruline ja ajamahukas protsess – seetõttu jääb tihti realiseerimata ettevõtte üks kõige olulisemaid konkurentsieeliseid – värske ja olulise informatsiooni õigeaegne kasutamine!
„Ettevõtte tegevuse planeerimine ja eesmärkide seadmine tundub sageli tülikas ja aeganõudev tegevus, eriti kui selleks pole mugavat ja kergestikasutatavat süsteemi. Samas on igal ettevõttel teiste ees konkurentsieelis oma andmete näol, mis aitavad panna ettevõtte tõhusamalt tööle ning seeläbi teenida kõrgemat müügitulu, suuremat kasumit või saavutada olemasolevate ressurssidega parem tulemus,“ ütleb Eesti Finantsteenuste Agentuur OÜ partner ja finantssüsteemide ekspert Ellen Tohvri, kes on tegutsenud finantsteenustevaldkonnas 1991. aastast.
Enda vajadusest sündinud lahendus
Kolm aastat seisis Eesti Finantsteenuste Agentuuri juhtkond küsimuse ees, kuidas majandusinfosüsteemides sisalduvaid andmeid mugavalt, täies mahus ja reaalajas oma töös kasutada saaks. „Meie finantsarvestus- ja ajajuhtimistarkvara jooksid nii-öelda eraldi, seetõttu jäi ajaressursi juhtimise juures alati midagi puudu – see oli rahaline mõõde. Hakkasime enda ressursside juhtimiseks ehitama juhtimistöölauda, millega saaksime kiiremini ja kasumlikumalt oma kliente teenindada,“ räägib ettevõtte juhtimissüsteemide arendusjuht Martin Märss.
„Keerulistes oludes on vajalik vastu võtta kriitilised juhtimisotsused õigel ajal. Meie jaoks on oluline teha lühema aja jooksul tööd tõhusamalt ja kvaliteetsemalt,“ ütleb Tohvri. „Hommikul juhtimistöölauda avades tean hetkega, milliste klientidega hakatakse eelarve piiridest välja liikuma, millised töötajad on ala- või ülehõivatud, milline on oodatav müügitulemus ja mis seda tingib – tõsiselt, päeva esimene pool on sisustatud sellega, et me tegelen tõepoolest asjadega, mis mõjutavad otseselt ettevõtte rahanumbrit,“ lisab Märss. „Sealjuures on oluline, et lisaks mineviku ja oleviku kuvamisele näen ma seda, mis juhtub homme või ülehomme,“ täiendab Tohvri.
Kvaliteetsem informatsioon annab ettevõtte tegevusest ja eesmärkide täitmisest tõese ülevaate
Interaktiivne juhtimistöölaud võimaldab ettevõtte sõna otseses mõttes ekraanile kuvada ning kõige üldisemalt tasemelt järjest rohkem sügavamale minna: üldine tasand annab mingi indikatsiooni, kuid vastus küsimusele võib olla mõnel järgmisel, sügavamal tasandil.
Laiemas plaanis võib ühe hea juhtimissüsteemi jagada neljaks üksteisega tihedalt seotud osaks. Esiteks on töölaud (dashboard), millel kuvatakse kõige kriitilisemad mõõdikud ja tegevused, mille prioriteet on kõrge ja vajavad kohe tegelemist. Need näitajad on tihti tulevikku vaatavad ja toetavad kiirete juhtimisotsuste vastuvõtmisel. Teisena saab välja tuua tulemuskaardi (scorecard), millel kuvatakse ettevõtte pikaajalised eesmärgid ja mõõdetakse nende saavutamise astet, sisuliselt on see hinnang tehtud tööle ja indikatsioon sellest, kas me teeme õiget asja. Kolmas oluline komponent on ärianalüüs – anonüümse numbri vaatamine ei tee meid targemaks, analüüsikeskkonnas peab olema võimalik numbrid rääkima panna. Neljas ja eelnevaid kattev teema puudutab alarme ja aruandeid – interaktiivne juhtimissüsteem peab olema visuaalne ja dünaamiline, juht peab hetkega aru saama, mis on kõige olulisem teema, millega peab tegelema.
„Kindlasti on andmete kogumine ja analüüsimine lihtsam suurtel ettevõtetel, kuna nad saavad lubada endale suuremas valikus tarkvaralahendusi. Just seetõttu oleme oma juhtimissüsteemi fokusseerinud väikese ja keskmise suurusega ettevõttele ning suurte väljaminekute asemel saab meilt juhtimissüsteeme ostmise asemel rentida. Nii pole ka väiksematel firmadel vaja hästitoimiva juhtimissüsteemi saavutamiseks jalgratast leiutada, sest läbi heade koostööpartnerite jõuab tulemusteni kordades kiiremini kui üksi pusides,“ räägib Tohvri.
Ta täpsustab: „Me ei paku standardseid lahendusi. Juhtimissüsteem peab olema ettevõtte nägu. See, milline see välja näeb, peab peegeldama ettevõtte tegelikke vajadusi. Olulisel kohal on ka pikaajaliste eesmärkide seadmine, mõõtmine ja jälgimine ning nende kuvamine juhtimistöölaual. Meie eksperdid toetavad nii juhtimissüsteemi loomisel kui ka kasutuselevõtmisel.“
„Lause „kõike, mida mõõdad, saab juhtida, ja kõike, mida juhid, saab mõõta“ vastab täiesti tõele,“ ütleb Märss. „Kui te midagi ei mõõda, siis te ka ei juhi! Sageli on ettevõtjatel murenägu peas, sest ühest küljest nad nagu mõistavad, et asju saab tõepoolest oluliselt lihtsamini ja paremini teha, ent teisest küljest tundub interaktiivse juhtimissüsteemi kasutusele võtmine ületamatult raske protsess. See võib olla tõesti keeruline, kui teekond üksinda ette võtta.
