Mis on tegelikkuses jätkusuutlik eelarvestamine?
Minu hea koostööpartner Andres Kukke püstitab homsel eelarve teemalisel seminaril küsimuse „Kas eelarvestamine on üks mõttetu poliitiline mäng?“ Kuidas teile tundub, mis selle mõiste taga võib peituda?
Pean tunnistama, et kui mina esimest korda seda kuulsin, siis olin pehmelt öeldes üllatunud. Olen aastaid erinevates äriringkondades rõhutanud seda, et eelarve on ettevõtte jätkusuutliku arengu ja kasumlikkuse kasvu juures oluline ja nüüd nimetatakse eelarvestamist justkui poliitiliseks mänguks, mida justkui ei ole vaja. On ju poliitiline mäng samahästi kui sünonüüm sellele, et asju tehakse tegemise pärast samal ajal kui keegi tegelikult aru ei saa, mille jaoks. Olles teema peale mõelnud, olen Andresele sellise teemapüstituse eest tänulik. Pani see mind veelgi enam mõtlema selle peale, ettevõtte finantstegevused peavad olema mõtestatud ja üksteisega seotud. On veel võimalik ühineda seminariga, et saada teada mida Andres tegelikult mõtleb ja mida mina sellest arvan.
Kuidas aga on siis eelarvestamine seotud nö poliitiliste mängudega? Esitan siin antud teemale oma tõlgenduse, eks seminaril kuulen, kuidas avab antud teemat Andres Kukke.
Eelarve peab olema enamat kui numbrite jada
Peamine küsimus seisnebki selles, kas eelarvet tehakse lihtsalt tegemise pärast (kui üldse tehakse!) või tõuseb sellest kellelegi ka reaalne kasu ning tegemist on töövahendiga?
Kui võrdleme eelarvestamist täna vs 10 aastat tagasi, siis erinevus on märgatav. Kui varasemalt oli pigem reegel, et eelarve pidi olema ja see oligi numbrite jada, mitte mõtestatud tegevuse kaardistamine, siis uus tendents on selgelt sellele, et eelarve on enamat kui kulude-tulude planeerimine. See on dokument, mis aitab ka lahti mõelda selle, KUIDAS soovitud tulemusteni jõuda. Teadlikud juhid ja finantsspetsialistid oskavad luua põhjus-tagajärg seostele põhinevaid seoseid ning sellest tulenevaid tegevusprognoose. Eelarve ei ole enam mingi anonüümne number Exceli tabelis vaid tegevusega seotud näitaja.
Siin saame hetkeks tulla tagasi taaskord KPI-de ehk võtmemõõdikute juurde. Ei tasu arvata, et KPI-sid eelarve koostamise juures vaja ei lähe. Just vastupidi! Mida täpsemalt me teame enda kriitilisi edutegureid, seda paremini saame planeerida enda edu kasvu ja leida vastavad numbrid nendele realistlikele prognoosidele taha. See kõik kokku ongi eelarve ja nagu näete, siis ei ole tegemist lihtsalt ühe numbrite jadaga.
Kuidas prognoosida tulusid?
Kui tegevusi ja kulusid on suhteliselt lihtne ennustada ning nende suurus pole millegagi piiratud, siis kõige keerulisem on prognoosida tulusid. Eelarvete koostamise põhireegel seisneb selles, et alati tuleb seda koostada korrutisena käive = kogus * hind. Just seda võrrandit tuleb kasutada selleks, teada saada oma tuluprognoose. Ei ole mõtet õhust võtta numbreid, mis ei pruugi isegi realiseeritavad olla.
Näiteks eelarvestame, et müüme järgmisel kuul 100 000€ eest, aga kellele ja mis mahus ning mis hinnaga on küsimused, millele tihti vastuseid anda ei osata.
„Klientidele“ „Neile, kes meie kliendid veel ei ole“ ei ole adekvaatsed vastused. Tuleb tunda oma sihtgruppi, oma kliendigruppi ja nende pealt prognoosida seda, kui palju nad REAALSELT sulle sisse saavad tuua. Ja just see reaalne ootus tulebki eelarvestada. Kui meie käes on näiteks 60% turuosast, aga meie pakutav katab klientide vajadusi vaid 20% osas, siis on ilmselge, et tuluprognoosina tuleb välja mõelda, kuidas püüda see 40% endale ja eelarvestada seda kui prognoositavat tulutoojat, mitte 60%, mis on turuosa, mis ei vasta klientide vajadustele.
Eelarvestamine ja valdkonnapõhisus
Eelarve koostamise projekti arendamisel tuleb arvestada kindlasti ka tegevuse valdkonda. Eelarvete mudelid on täiesti erinevad kui me koostame prognoose tootmise, jaekaubanduse, teenusettevõtte või hoopis avaliku sektori ja MTÜ-de eelarveid. Kui esimesed on orienteeritud kasumile, siis viimased kaks peavad tihtipeale eelarvestama selleks, et saada erinevaid toetusi ja rahasüste, mistõttu on nende valdkondade eelarvestamised tihtipeale palju enam kontrolli all ja selged. Aga erinevatest valdkondadest pärit organisatsioonide eelarvestamisest juba järgmistes blogides.
