Paljudes firmades, eriti väikeettevõtetes, on levinud, et ettevõtja töötab oma isiklikes ruumides ehk kodukontoris. Sellega seoses tekib tihti küsimus, kas ja millised kulud oleks õige ja õiglane kanda firma kuludesse. Lisaks kontorimööbli ja -tehnika ostule on alati veel ka muid ettevõtlusega seotud kulutusi (sh elekter, vesi, Internet). Käesolevaga vaatame üle kohad, mis võivad tekitada ebavajalikke maksuriske.

Ruumi kasutamise leping

Kodukontori arvestuse pidamise aluseks on kahepoolne leping, mis sõlmitakse ruumiomaniku ja ettevõtte vahel. Tavaliselt antakse ruumid tasuta kasutusse.

Kulude proportsioon

Järgmise asjana tuleks kindlaks teha kui suur osa ruumist/korterist/majast on kasutusel ettevõtluse tarbeks ja kui suur osa isiklikuks kasutamiseks. Kui 100 ruutmeetrisest majast on ettevõtluse tarbeks üks ruum suurusega 25 m2, siis on igati õigustatud kanda keskmiselt ¼ kuludest ettevõtte kuludesse. Korrektne on koostada sellise proportsiooni määramise kohta ka vabas vormis dokument ja säilitada see koos muude raamatupidamisdokumentidega.
Seejuures on oluline, et kõik kulud on dokumentidega tõestatud ja ka põhjendatult ettevõtlusega seotud. Näiteks kommunaalkulude arve tuleks komponentide lõikes üle vaadata, kas kõik kulud on ikka sobilikud ja millises ulatuses. Tõenäoliselt on õigem jätta TV kulu ja ühistu remondifondimakse ettevõttekuludest välja, samas kui internetikulu võibki reaalselt olla ainult ettevõtlusega seotud. Iga ettevõte peab siinkohal ise hindama võimalikult täpselt tehtud kulutusi, et vältida hilisemaid vaidlusi maksuhalduriga.

Arveldamine

Ettevõte võib vastava osa kuludest otse oma arveldusarvelt maksta või kompenseerida kulud ruumiomanikule. Üldjuhul tasub arved ruumiomanik ja esitab ettevõttele kuluhüvitisnõude. Taas kord oleks hea teha vabas vormis kokkulepe, kus pannakse kirja, kuidas toimub arveldamine. Mõistlik on ruumiomanikul vormistada kord kuus kuluhüvitisnõue, kindlasti lisada juurde vajalikud tshekid ja arved ning selle alusel küsida ettevõttelt raha tagasi. Lisatud tšekkidele ja arvetele tuleks märkida kasutatav proportsioon ja lisada ettevõtte nimi ja aadress.

Maksustamine ettevõttele

Kui tegemist on ainult kulude osalise kompenseerimisega, siis see ei ole eraisiku jaoks maksustatav tulu ja ettevõte midagi maksuametile maksma ei pea. Kui otsustatakse, et lisaks kulude kompenseerimisele makstakse ruumide eest ka üüri, siis üürisummalt peab ettevõte tulumaksu kinni pidama ja riigile ära maksma. Üürisumma kokkuleppimisel peab arvestama, et see jääks turuhinna tasemele.
Käibemaksukohustuslasest ettevõtja peab arvestama, et sisendkäibemaksu saab tagasi küsida ainult ettevõtte nimele väljastatud arvetelt. Kuludokumendiks sobib küll eraisiku poolt esitatud kuluhüvitisnõue, aga sisendkäibemaksu ettevõte neilt maha arvata ei saa. Võimalusel võib kasutada teistpidi lähenemist – vormistada leping ettevõtte nimele ning osa kuludest ettevõttele hüvitada. NB! Tihti on teenusepakkujatel eraisikule soodsamad paketid kui ettevõttele, seega peab siin iga võimalust eraldi kaaluma.

Maksustamine eraisikule (ruumiomanikule)

Kui kodukontorina kasutatav eluruum on plaanis lähiajal maha müüa, siis tuleks mingil mõistlikul ajal enne müüki lõpetada ruumi ametlik kasutamine ettevõtluses. Tulumaksuvaba on müügist saadud tulu (müügihind – ostuhind – tehingukulud) eeldusel, et tegemist oli müüja peamise elukohaga. Kui korterit kasutati osaliselt ka muul otstarbel kui isikliku elukohana, näiteks kodukontorina, tuleb vastavas ulatuses saadud tulult tulumaks ära maksta. Näiteks kasum vara müügist 10 000 eurot, kodukontori kulusid hüvitati 25% ulatuses, tulumaks tuleks arvestada 10 000 x 25%=2500 eurolt. Kui võõrandamisest tulu ei saadud, siis tulumaksu maksma ei pea.

Koostas: EFTA Accounting OÜ